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申请追踪表模板
申请追踪表的目的不是记录“申了哪些学校”，而是让每个未完成动作都有负责人、截止日和核验依据。使用 Excel、Google Sheets 或 Notion 都可以；关键是每周固定更新，并把官方链接留在同一行。
一、核心表：一行一个项目
复制下表作为第一张工作表。完成一所学校的核验后，再开始填写材料状态。
| 学校 | 项目/学位 | 入学季 | 申请轮次 | 截止日（含时区） | 官网链接 | 核验日期 | 状态 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 示例大学 | MS Data Science | Fall 20XX | Round 1 | 20XX-XX-XX 23:59 当地时间 | 项目申请页 | 20XX-XX-XX | 调研中 |
建议的状态只保留以下六种，避免每个人自定义导致表格失效：
| 状态 | 含义 | 下一步 |
|---|---|---|
| 调研中 | 项目存在，但要求未核验完整 | 补官网链接和硬性要求 |
| 待准备 | 要求已确认，关键材料尚未启动 | 为每项材料设定内部截止日 |
| 进行中 | 至少一项材料正在制作或等待外部方 | 每周检查阻塞项 |
| 待提交 | 材料已齐，只剩系统填写或最终核对 | 提交前执行清单 |
| 已提交 | 已保存提交凭据 | 跟踪门户和补件通知 |
| 已关闭 | 放弃、拒绝或选择其他项目 | 写明原因，保留记录 |
二、材料列：不要只写“已完成”
为每项材料单独建一列，并用统一符号记录状态：
未开始：尚未有可用版本。制作中：正在写、翻译、认证或等待外部方。待核验：文件已准备，但未确认格式、内容或要求。已上传：已进入系统，尚未确认提交成功。已确认：系统或收据显示已收到。
推荐列顺序：
| 学术材料 | 考试与送分 | 叙事材料 | 外部协作 | 系统与付款 |
|---|---|---|---|---|
| 成绩单 / 认证 / 在读证明 | 语言 / GRE-GMAT-SAT / 送分 | CV / PS-SOP / 附加文书 / 作品集 | 推荐人 1-3 / 面试 / 联系教授 | 账号 / 申请费 / 提交收据 / 门户状态 |
“已上传”不等于“已收到”
成绩单认证、官方送分和推荐信通常由第三方或推荐人递交。必须等申请门户状态更新，或保存官方确认邮件后，才能标记为“已确认”。
三、每所项目的核验备注
在主表右侧增加这些列，专门记录无法用勾选框表达的差异：
| 字段 | 记录示例 |
|---|---|
| 语言 | 接受何种考试、最低分、单项要求、是否可后补 |
| 标化 | Required / Optional / Not accepted、送分代码 |
| 文书 | 题目、字数、格式、项目名核对人 |
| 推荐信 | 数量、推荐人类型、提交链接发送日期 |
| 特殊要求 | 先修课、视频、作品集、写作样本、面试 |
| 风险项 | 例如语言未出分、推荐人未确认、认证周期不确定 |
| 证据 | 官方链接、邮件主题、截图位置 |
详细字段的读取方法见 如何核验项目申请要求。
四、每周 20 分钟例行检查
固定一个时间检查全表，不在截止日前临时补救：
- 按截止日排序，先处理未来 14 天内的项目。
- 筛选所有“待核验”和“制作中”的材料，逐项确认是否有阻塞方。
- 查看推荐人、认证机构和考试机构是否需要跟进。
- 打开已提交项目的门户，记录是否有补件或状态变化。
- 把每个项目的下一步写成一个动作和内部截止日。
五、提交前一页清单
在提交前复制以下内容到项目备注中逐项勾选：
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[ ] 项目、学位、入学季、申请轮次正确
[ ] 截止日和时区已从申请系统复核
[ ] 每篇文书的校名、课程名、教授名、字数正确
[ ] 上传文件为最终版，文件名和格式符合要求
[ ] 推荐信链接已发送，门户状态已确认
[ ] 成绩单、认证和送分状态已核验
[ ] 申请费或 fee waiver 状态明确
[ ] 提交成功页面、邮件和申请编号已保存
[ ] 门户登录方式与后续查看日期已记录六、三个不会失效的原则
- 每一条要求都附官方来源和核验日期。
- 每一个外部依赖都留出缓冲，不把最后期限当作内部期限。
- 把“下一步”写成可执行动作，而不是笼统标签。